Un système PDV qui en fait plus pour vous

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LES FONCTIONS DE BASE D’UN SYSTÈME POS

UN MONDE D’EXTRAS

MAIS QU’EST-CE QU’UNE INTÉGRATION?

CHOISIR UN POS : UN PROCESSUS DÉCISIONNEL

CHOISIR UN POST EN 4 TEMPS

Une interface transactionnelle au cœur de la relation complexe entre propriétaires d’établissement, gestionnaires, clients, fournisseurs et employés, le système point de vente (PDV en français, POS en anglais) représente un investissement capital pour le succès d’une entreprise en hôtellerie ou en restauration.

Maître’D, Square, Lightspeed, TOAST, Veloce, MICROS : de nombreuses entreprises offrent désormais des solutions PDV, donc il peut devenir difficile de s’y retrouver. Pour y voir plus clair, il est important de comprendre ce que votre système peut (et devrait) vraiment faire pour vous!

Les fonctions de base d’un système POS

Les systèmes POS destinés au commerce de détail comprennent généralement un logiciel de gestion arrimé à une variété d’équipements physiques destinés à prendre en charge les transactions : un ordinateur assorti d’un écran de commande et connecté à une caisse, à un minimum d’un terminal de paiement ainsi qu’à une imprimante.

La plupart des systèmes disponibles sur le marché partagent un ensemble de fonctionnalités : ils permettent de prendre des commandes, d’imprimer des factures, d’acheminer des bons de commandes en cuisine ou au bar, de prendre en charge divers types de paiement  et de produire des rapports…

 Au-delà de ces généralités, les divers systèmes se distinguent par leur fonctionnement global, qui s’exprime au travers des éléments suivants :

  • L’approche
    • Entreposage virtuel (in the clouds) ou physique des données (serveur), dépendant ou non d’Internet
    • Niveau de service à la clientèle à l’installation et après-vente
      • Des spécialistes installent et programment tout pour vous et forment votre personnel VS vous recevez le matériel emballé et faites de l’auto-formation en ligne pour l’installer
      • Accès ou non à du support technique 7 jours sur 7
    • Le niveau de sécurité des données clients et des transactions
  • La langue
    • Que ce soit du côté de l’interface ou du service à la clientèle, certains systèmes PDV ne sont disponibles qu’en anglais, tandis que d’autres sont bilingues français-anglais.
  • La tarification
    • Frais plus élevés à l’acquisition initiale ou versement mensuels plus élevées
  • La spécialisation dans le domaine de la restauration ou dans le commerce de détail en général
  • La diversité et la qualité des fonctionnalités complémentaires

Un monde d’extras

Tous les fournisseurs de POS vous promettront rapidité, efficacité, performance, sécurité et conformité avec le MEV… Pourtant, tous les services ne sont pas équivalents! Assurez-vous que vous ne comparez pas une pomme et une orange et informez-vous sur toutes les fonctionnalités mises à votre disposition par vos fournisseurs potentiels et intéressez-vous à la manière précise dont ces fonctionnalités seront exécutées.

Le POS offre-t-il…

  1. Des solutions pour le contrôle du service d’alcool au bar (système de pointé-coulé)?
  2. Des solutions de fidélisation (ex : carte-cadeau)
  3. Un éventail de possibilités au niveau des paiement et des institutions/services bancaires associés (ex : Desjardins, Global, Moneris…)
  4. La possibilité d’effectuer de la commande en ligne (ex: à partir de téléphones mobiles directement sur votre site web ou via des partenaires de livraison), sur des bornes ou à partir du téléphone intelligent des clients
  5. Des solutions de réservation, permettant la prise en charge du client avant même son arrivée dans le commerce
  6. Une interface permettant de gérée les paies, des heures effectuées jusqu’au virement bancaire en passant par le partage des pourboires
  7. Un module de gestion d’inventaire
  8. La possibilité d’installer des écrans en cuisine pour faciliter et accompagner la préparation alimentaire
  9. La possibilité de consulter vos données en temps réel (incluant à distance), et de produire des rapports personnalisés
  10. Dans le cas de l’hôtellerie, la possibilité de gérer les commandes ou chambres ou de gérer des événements (ex : location de salle et création d’un menu sur mesure avec tarification…)

À chaque fois, cherchez aussi à obtenir de l’information précise sur la manière dont ce service sera rendu : s’agit-il de modules programmés par votre fournisseur potentiel à même sa solution ou d’intégrations?

Mais qu’est-ce qu’une intégration?

Une approche préconisée par Maître’D notamment, l’intégration consiste en l’aboutissement du développement d’une relation partenariale avec un fournisseur de services spécialisé à même le POS. Maintenant devenu un standard dans l’industrie, l’intégration avec les fournisseurs de cartes de crédit par Maître’D a initialement permis aux restaurateurs d’accepter dans leur commerce le paiement par Visa, MasterCard et d’autres cartes majeures.

Aussi connu pour ses intégrations avec les systèmes de contrôle de fûts et de service d’alcool Harton et AndroID, Maître’D a encore innové récemment en réponse aux demandes de l’industrie avec une intégration permettant aux restaurateurs de livrer leurs mets via Uber Eats et Foodora.

Bien sûr, un certain nombre d’intégrations proposées par Maître’D peuvent être prises en charge manuellement ou encore, en contractant des services de plusieurs fournisseurs indépendants complémentaires. Cependant, les intégrations possèdent un lot d’avantages :

  1. Elles diminuent le risque d’erreur humaine (ex : dans le cas du service d’alcool ou du service aux tables)
  2. Elles sont plus efficaces que les opérations manuelles et permettent d’augmenter la performance pour rediriger temps et ressources vers les opérations prioritaires (ex : dans le cas de la gestion des horaires et du traitement des pourboires et payes)
  3. Elles permettent de bénéficier de l’expertise de leaders de l’industrie dans leur domaine tout en diminuant le nombre d’interlocuteurs et d’interfaces différents

Choisir un POS : un processus décisionnel

Pour une nouvelle entreprise, le choix d’un système PDV devrait être complété au moins un mois avant son ouverture, afin de réceptionner les équipements, former le personnel – au besoin – et de programmer les éléments-clés, comme le menu. Si la complexité de l’installation est très grandes (ex : caisses multiples avec serveur, écrans en cuisine, système de contrôle de boissons et de fûts), il pourrait être utile de prévoir un délai supplémentaire.

En raison de la nature de l’investissement, tant sur le plan financier que logistique, l’acquisition d’un POS devrait être réfléchie et calculée sur un horizon de 5 à 7 ans, en prenant soin d’évaluer les besoins en mise à jour, formation et remplacement d’équipements potentiels.

Choisir un POS en 4 temps

  1. Établissez les besoins actuels de l’entreprise (si connus) et anticipez les besoins futurs
  2.  Hiérarchisez vos besoins et montez un tableau
  3. Comparez les divers services POS disponibles en notant leurs caractéristiques
  4. Négociez avec les fournisseurs pour obtenir les meilleures conditions possibles

Une décision aussi importante que le choix d’une solution point de vente ne devrait pas être laissée au hasard ou à la seule parole des vendeurs : assurez-vous d’obtenir des références crédibles d’entreprises comparables à la vôtre… Et surtout, avec toute la compétition existant sur le marché, exigez le meilleur de votre système PDV!

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